O Jay Gaier εξηγεί γιατί το προσωπικό της υποδοχής είναι οι πιο πολύτιμοι υπάλληλοί σας

Όταν κοιτάζετε το οργανόγραμμα της ομάδας σας, θεωρώ ότι έχετε τον εαυτό σας στην κορυφή, τους συνεργάτες (εάν έχετε) κάτω από εσάς, μετά τον μάνατζερ του ιατρείου σας, τους υγιεινολόγους και τους βοηθούς οδοντιάτρου. Στις τελευταίες θέσεις, στη βάση, βρίσκεται το προσωπικό υποδοχής σας. Αλλά πώς θα σας φαινόταν εάν σας έλεγα ότι το κάτω μέρος του οργανογράμματός σας είναι οι πιο σημαντικοί υπάλληλοι του ιατρείου σας; Πιο σημαντικοί από έναν συνεργάτη που αποφέρει έσοδα, ρωτάτε; Ναι! Παρακολουθήστε με. Θα το εξηγήσω.

Μπορεί να κουραστείτε να με ακούτε να το λέω, αλλά είναι η αλήθεια: Οι νέοι ασθενείς είναι το ζωτικό αίμα του ιατρείου σας. Τα άτομα με τη μεγαλύτερη ευθύνη να φέρουν νέους ασθενείς έως την πόρτα σας είναι τα άτομα που απαντούν τα τηλέφωνά σας στην υποδοχή. Παρόλο που μπορεί να μην είναι μηχανές παραγωγής εσόδων με τον τρόπο που το κάνουν οι συνεργάτες ή οι υγιεινολόγοι, το τι λένε στο τηλέφωνο και το πώς παρουσιάζονται ως το πρόσωπο του ιατρείου σας έχει τεράστια επιρροή στην ικανότητά σας να παράγετε έσοδα.

Σκεφτείτε αυτό: το άτομο της υποδοχής καθορίζει τους νέους ασθενείς σας, την ανάπτυξή σας και την εμπειρία των ασθενών σας. Αυτά επηρεάζουν άμεσα τα καθαρά κέρδη σας. Στην πραγματικότητα, θα μπορούσαμε να πούμε ότι κάθε χαμένη ευκαιρία για νέο ασθενή στο τηλέφωνο είναι περίπου $1.500 με $2.000 που φεύγουν από τον τραπεζικό σας λογαριασμό. Αυτό πολλαπλασιάστε το με ένα συντηρητικό αριθμό 5 χαμένων ευκαιριών σε ένα μήνα και θα δείτε $7.500 με $10.000 απολεσθέντος εισοδήματος κάθε μήνα. Αυτό σημαίνει ότι τα άτομα που απαντούν τα τηλέφωνα έχουν τεράστια ευθύνη. Θέλετε να είστε σίγουροι ότι αυτές τις θέσεις περισσότερο από οποιαδήποτε άλλη τις καταλαμβάνουν οι σωστοί άνθρωποι.

Ξέρω ότι δεν είναι εύκολο. Έχω δουλέψει με δεκάδες χιλιάδες οδοντιάτρων τις τελευταίες δύο δεκαετίες. Ξέρω ότι τους περισσότερους από εσάς το θέμα της πρόσληψης σας δυσκολεύει. Πολλοί από εσάς δεν θα απολύσετε κάποιον που ουσιαστικά κλέβει από την εταιρία σας, απλώς επειδή δεν θέλετε να περάσετε από τη διαδικασία πρόσληψης ενός αντικαταστάτη! Ακούγεται τρελό, αλλά σας λέω ότι συμβαίνει όλη την ώρα.

Οπότε, πώς καθορίζετε το σωστό άτομο για αυτήν κρίσιμη ευθύνη της υποδοχής; Ορίστε μερικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να εστιάσετε στον σωστό υποψήφιο.

Προσλάβετε

Μη φοβάστε να προσλάβετε άτομα με περισσότερα προσόντα από τα απαιτούμενα. Προσλάβετε άτομα με ταλέντο. Μπορείτε να τα εκπαιδεύσετε για τη θέση που θέλετε να καλύψετε. Για την ομάδα της υποδοχής, προσλάβετε ανθρώπους με εξαιρετικές δεξιότητες στις διαπροσωπικές σχέσεις και την εξυπηρέτηση πελατών. Αυτοί οι άνθρωποι καθορίζουν το ρυθμό και τον πήχη για την εμπειρία των ασθενών σας.

Δοκιμάστε

Πριν προσλάβετε κάποιον, δοκιμάστε τον. Όταν λέω δοκιμάστε, εννοώ ότι, κατά τη διάρκεια της συνέντευξης, θα πρέπει να θέσετε μία πρόκληση στον υποψήφιο για τη δουλειά. Η πρόκληση θα σας δώσει μία εικόνα για το πώς σκέφτεται ο υποψήφιος από μόνος του. Δεν χρειάζεται να έχει σχέση με τις ευθύνες της υποδοχής. Έχω πελάτες που στέλνουν τους υποψηφίους στο μετρό με μία πολύπλοκη παραγγελία. Είναι ένας πολύ καλός τρόπος να προβλέψετε τη συμπεριφορά που θα έχουν οι υποψήφιοι κάθε μέρα στο ιατρείο. Εάν κοιτάξουν με αγανάκτηση ή δείξουν ενοχλημένοι από το αίτημά σας, δεν κάνουν για εσάς.

Κάντε μία τηλεφωνική συνέντευξη

Αυτό είναι κρίσιμης σημασίας για κάποιον που πρόκειται να τοποθετηθεί σε μία θέση υποδοχής. Μετά από μία αρχική συνάντηση, ρωτήστε εάν μπορείτε να συνεχίσετε με τον υποψήφιο τηλεφωνικά. Προγραμματίστε μία ώρα που μπορεί να μην είναι βολική (άλλη μία δοκιμασία). Αυτή είναι η ευκαιρία σας να ακούσετε από πρώτο χέρι το πώς χειρίζεται αυτό το άτομο το τηλέφωνο. Αναζητήστε πολλή ενέργεια και ενθουσιασμό.

Αυτές είναι απλά μερικές συμβουλές για το πώς να βρείτε τη σωστή ομάδα για την υποδοχή, αλλά υπάρχουν πολλά ακόμα για να γεμίσετε το ιατρείο σας με την ομάδα που ονειρευόσασταν.

WHO IS:

Jay Gaier

Επιχειρηματίας, εκπαιδευτής ομιλητής, σύμβουλος επιχειρήσεων, και φιλάνθρωπος. Είναι περισσότερο γνωστός ως ο πρόεδρος και ιδρυτής του Scheduling Institute (schedulinginstitute.com/DE), της μεγαλύτερης εταιρίας στον κόσμο που προσφέρει εκπαίδευση στα γραφεία και συμβουλευτική ιατρείων.

Αναδημοσίευση από το περιοδικό Dental Economics.